بارنامه دلالت بر رسید کالا و سند مالکیت کالا، بنارد بارگیری، تهلیه و موارد دیگری می باشد که ایجاب می نماید به منظور صدور آن اقداماتی قبل از بارگیری، در حین بارگیری کالا بر روی کشتی و بعد از آن صورت گیرد. با این اقدامات ارایه اسناد و مدارکی نیز الزامی می باشد که اختصارا" عبارتند از :

 

الف) اقدامات و مدارک مورد نیاز قبل از بارگیری:

1- توافق برای حمل کالا بین صاحب کالا و متصدی حمل و نقل (قرارداد حمل) که می تواند بصورت کتبی یا شفاهی باشد.

2- دستور حمل کتبی فرستنده کالا SHIPPING ORDER - این دستور باید حاوی اطلاعاتی بصورت مختصر بویژه در موارد زیر باشد:

1-2 : نوع و ماهیت محموله

2-2 : وزن و اندازه کامل و صحیح محموله

3-2 : نوع بسته بندی محموله و علامت آن

4-2 : نام  و نشانی کامل فرستنده محموله

5-2 : نام و نشانی کامل گیرنده محموله

6-2 : نام و نشانی ابلاغ شونده

7-2 : نام بندری که کالا باید در آن تخلیه و تحویل شود

8-2 : تعداد بارنامه های اصل مورد نیاز

9-2 : سایر مواردی که باید احتمالا برابر شرایط اعتبار اسنادی در بارنامه ذکر شود

 

ب) اقدامات و اسناد مورد نیاز در مرحله بارگیری

1 : فراهم نمودن وسائل و نیروی انسانی مناسب جهت بارگیری که در بنادر مختلف با توجه به مقررات آن متفاوت است.

 2 : بارشماری کالا در زمان عملیات بارگیری (TALLYING)، این اقدام اساسی ترین رکن تحویل و تحول کالا را با متصدی حمل و نقل تشکیل می دهد. زیرا علاوه بر آنکه تبادل اوراق بارشماری به معنای ارایه رسید مقدماتی و تحول کالا می باشد، بارشماری و بارنویسی موجب می گردد چنانچه عیوب ظاهری در بسته بندی و وضعیت کالا وجود داشته باشد مشخص گردیده و موارد در اسناد بعدی (بارنامه، رسید فرمانده) قید گردد.

3 : بارچینی کالا در محل مناسب تعیین شده در کشتی آن هم با توجه به شرایط قرارداد حمل به عهده طرفی است که توافق شده است.

 

پ ) اقدامات و اسنادی که تدارک آنها بعد از بارگیری صورت می گیرد:

1- پس از اتمام بارگیری کلیه مدارک مربوط به آن از جمله اوراق بارشماری و رسید فرمانده یا افسر اول کشتی که اصطلاحا" MATE's RECEIPT نامیده می شود، مورد رسیدگی قرار می گیرد.

2- اوراق بارشماری یا  دستور حمل و سایر اظهارات کتبی صاحب کالا بدقت مورد تطبیق قرار می گیرد که در صورت وجود مغایرت مراتب اوراق بارشماری در اسنادی که بعدا" صادر می گردد (به ویژه بارنامه) قید گردد.

3- تنظیم فهرست کل کالا MANIFEST بر اساس اوراق بارشماری و رسید افسر اول کشتی MATE's RECEIPT و دستور حمل کتبی

4- تکمیل فرم بارنامه با بررسی و تطبیق اسناد و مدارک مشروحه فوق، متصدی تنظیم بارنامه فرم مخصوص بارنامه را تکمیل و با قید شماره ردیف فهرست کل بار MANIFEST در محل شماره بارنامه نسبت به تعیین شماره بارنامه اقدام می نماید.

5- پس از تکمیل، بارنامه فوق توسط فرمانده و یا نماینده قانونی کاپیتان کشتی امضاء و مهر می شود و با امضاء و انعکاس مهر بر روی آن ،بارنامه صادر و اعتبار خود را خواهد یافت.

 

تذکر اول: از آنجا که متصدی حمل و نقل اعم از موسسه حمل و نقل  فرمانده کشتی است و با توجه به اینکه حمل کالاهای متعدد موجب بروز مشکلاتی برای صاحبان کالا جهت اخذ امضاء و مهر از فرمانده کشتی می گردد. شخص مسئول در موسسه حمل و نقل (کشتیرانی یا متصدی حمل و نقل) نسبت به امضاء بارنامه و مهر نمودن آن در محل مربوطه اقدام می نماید.